Албан ёсны имэйлийг Англи хэл дээр хэрхэн бичих вэ?

Имэйл нь дэлхийн хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг харилцааны нэг юм. Тэд хурдан бөгөөд бусад орны бизнесүүдтэй түргэн шуурхай харилцах боломжийг танд олгоно. Энэ нь ажил дээрээ англи хэл дээр албан ёсны имэйлийг зөв бичихэд тодорхой ур чадвар шаардагддаг бөгөөд мэргэжлийн хувьд өөрийгөө болон компанидаа сайхан сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд алдаа гаргахгүй байх нь чухал юм.

Энэ нийтлэлд та дараах зүйлсийг олох болно.

• Албаны ёсны имэйлийг англи хэл дээр бичих дүрэм.
• Зөв формат ашиглах
• Англи хэл дээрх албан ёсны имэйлийн жишээнүүд

Албан ёсны имэйлийг англи хэл дээр бичих журам

Англи хэл дээр имэйлийг зөв байдлаар бичихийн тулд зохион хийх хэрэггүй! И-мэйл хүлээн авснаас хойш үүний утгыг алдахад хүргэх ноцтой алдаа гаргахаас зайлсхийхийн тулд дараах зөвлөгөөг уншина уу!

Сэдэв

Энэ сэдэв нь имэйлийн хүлээн авагчдын үзэх мэдээллийн эхний хэсэг бөгөөд хэрэв буруу, тодорхой бус бичигдсэн бол уншигчид түүнийг нээхгүйгээр устгахад хүргэж болзошгүй юм. Тиймээс хүлээн авагчийн анхаарлыг татдаг хоёр буюу гурван үгээр бичсэн агуулга эсвэл шалтгааныг зааж өгөх үүднээс эхнээс нь тодорхой, зөв мессеж өгөх нь чухал юм.

Хэв маяг

Албан ёсны бичгийн хүрээнд урт нарийн өгүүлбэр шаарддаг бусад олон хэлээс ялгаатай нь англи хэл нь маш товч бөгөөд богино өгүүлбэр, энгийн бүтэцтэй байдаг. Текстийг хоёр, гурван догол мөр болгон хувааж байгаа эсэхээ шалгаарай, ингэснээр уншигчдад гол санааг хурдан харах боломжийг олгоно.

Анхаарах томьёонууд

Та англи хэл дээр имэйл бичихдээ та зөвхөн өөр хэлээр ярихаас гадна өөр зуршилтай өөр соёлд орж байна. Англи-Саксончууд ерөнхийдөө эелдэг байдал, талархлын хэлбэрт ихээхэн анхаарал хандуулдаг тул тэдгээрийг нэмж оруулахаа хэзээ ч бүү мартаарай.

Имэйлийг шалгах нь

Бичсэн зүйлээ дахин уншихгүйгээр хэзээ ч англиар имэйл илгээж болохгүй. Дүрмийн болон бичгийн алдаа нь таны хэл дээр ч элбэг тохиолддог тул англи хэл дээр алдаа гаргахад илүү хялбар байдаг. Бичсэн зүйлээ дахин шалгах нь мэргэжлийн биш бөгөөд хайхрамжгүй харагдахаас урьдчилан сэргийлэх энгийн алхам юм.

Гарын үсэг

Өөрийнхөө тухай бүх чухал мэдээллээр имэйлээ тохируулсан эсэхээ шалгаарай. Үүнд:

• Нэр, овог
• ажлын байрны нэр
• Танай компаний холбогдох мэдээлэл (нэр, хаяг ..)
• компанийн вэбсайт руу холбох

Англи хэл дээрх албан ёсны имэйлийн формат

Оршил

Таны бичиж буй хүнтэй харилцах харилцааны хэлбэрээс хамааран имэйл эхлэх өөр өөр хэлбэрүүд байдаг, гэхдээ ямар ч имэйл нь мэндчилгээнээс эхлэх ёстой. Бидний албан ёсны имайлийн тохиолдолд хамгийн тохиромжтой сонголтууд нь:

• Dear Mr/Mrs/Ms (surname of the recipient, e.g. Mr Black)
• Dear Sir/Madam (if you don’t know the name of the recipient) or more generally ‘To whom it may concern’

Анхны мэндчилгээний дараа танд бичих шалтгааныг тодорхой зааж өгсөн, имэйлийн сэдэвтэй нийцсэн танилцуулах өгүүлбэр хэрэгтэй болно. Өөрийгөө товч танилцуул (Хүмүүс урт эх уншихаас төвөгшөөдөг), дараа нь доорх жишээнүүдийг ашиглаарай.

• I am writing with regard to… (email subject)
• I am writing in connection with… (email subject)
• I am writing in reference to…

Хэрэв та мэдээлэл илгээхээр имэйл бичиж байгаа бол дараахи өгүүлбэрээс эхэлж болно:

• I am writing to let you know…
• I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news)
• I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news)

Харин оронд нь та хүлээн авсан имэйлд хариу бичиж байгаа бол ингэж хэлж болно:

• I am writing in response to…
• I am writing in reply to…
• I am writing to thank you for… (if you need to thank the recipient)

Текстийн их бие

Текстийн их биеийг бичих ердийн томъёо байхгүй тул энэ нь таны харилцах хэрэгтэй байгаа бүтцээс хамаарч өөр өөр байдаг. Эхний хувилбарыг боловсруулж дараа нь залруулга хийвэл үр дүнтэй болно.

Ерөнхий дүрмээр бол текстийг товчлох, товчлолоос зайлсхийхийн тулд богино догол мөрүүдэд хуваах хэрэгтэй бөгөөд эдгээрийг хоёуланг нь ашиглаж болно, харин эсрэгээр нь та гэр бүл, найз нөхөддөө албан бус имэйл бичихдээ ашигладаг.

Таны илгээж байгаа захианы төрөлд үндэслэн имэйл дуусахаас өмнө эцсийн урилгыг бичих янз бүрийн хэлбэрүүд байдаг. Жишээ нь:

• I look forward to hearing from you soon
• Thank you in advance
• For further information, please do not hesitate to contact me
• Please let me know if you have any questions
• Thanks for your attention

Дүгнэлт

Имэйлийг дуусгах хамгийн түгээмэл арга нь:

• Best regards
• Kind regards
• Yours faithfully (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient)
• Yours sincerely (if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname)
• Regards

Англи хэл дээрх албан ёсны имэйлийн жишээнүүд

Энэ бүхэн хэрхэн хэрэгжиж байгааг харцгаая.

Жишээ 1: Захиалга хүргэх хугацааг хойшлуулах

Сэдэв: Хүргэлтийн саатал

Dear Mr. Pascal,

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience.

Please accept our apologies.

Best regards,

Жишээ 2: Ажлын байрны зар сурталчилгаанд хариу өгөх

Сэдэв: Вэб агуулга редакторын ажил

Dear Sir/Madam,

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company.

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as a Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment.

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Жишээ 3: Бүтээгдэхүүний каталог илгээх нь

Сэдэв: Шинэ бүтээгдэхүүний каталог

Dear Ms.Chapman,

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

For further information, please do not hesitate to contact us.

Yours sincerely,

Хэрэв та Англи хэлээ сайжруулах мөн, имэйл бичих чадвараа сайжруулахыг хүсч байвал өөрийн хэрэгцээнд нийцсэн курс хайж олоорой.